การพัฒนางานเชิงคุณภาพ : ระบบแจ้งเตือนผ่านอีเมลในระบบฐานข้อมูลฝึกงานออนไลน์

คู่มือการปฏิบัติงาน/การวางแผนพัฒนางาน(เชิงคุณภาพ)

เรื่อง :การพัฒนางานเชิงคุณภาพ : ระบบแจ้งเตือนผ่านอีเมลในระบบฐานข้อมูลฝึกงานออนไลน์

วิเคราะห์จุดวิกฤตของกระบวนการทำงาน

เรื่อง ระบบแจ้งเตือนผ่านอีเมลในระบบฐานข้อมูลฝึกงานออนไลน์

สืบเนื่องจากการฝึกงานในสถานประกอบการของนักศึกษาชั้นปีที่ 4 ก็ยังถือเป็นรายวิชาบังคับที่นักศึกษาต้องเรียนเพื่อจะได้เพิ่มประสบการณ์ในสถานที่ทำงานจริงก่อนสำเร็จการศึกษา โดยการขอฝึกงานในรูปแบบเดิมนักศึกษาจะต้องนำส่งเอกสารการขอฝึกงานมาติดต่อที่คณะบริหารศาสตร์ และการขอรับหนังสือขอฝึกงาน หนังสือส่งตัว และเอกสารที่เกี่ยวข้องต่างๆที่คณะฯด้วยตนเอง

แต่เนื่องจากปัจจุบันมีการแพร่ระบาดของโรคไวรัสโคโรนา Covid-19 ในประเทศไทยยังคงมีผู้ติดเชื้อรายใหม่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ มาตรการการเว้นระห่างทางสังคม งดพบปะผู้คนและหลีกเลี่ยงการเดินทางไปยังสถานที่ชุมชนุมของผู้คนจำนวนมากจึงเป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะนำมาช่วยป้องการการแพร่ระบาดของโรคได้

ในการนี้ ทางงานพัฒนานักศึกษาจึงได้ร่วมกับงานคอมพิวเตอร์ได้ร่วมกันพัฒนาระบบฐานข้อมูล และการยื่นเอกสารขอฝึกงานออนไลน์ขึ้นเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกแก่นักศึกษา อาจารย์ และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง โดยที่นักศึกษาไม่จำเป็นต้องเดินทางที่คณะฯ แต่ให้รับเอกสาร และยื่นเอกสารต่างๆในระบบออนไลน์แทน ซึ่งปัจจุบันระบบดังกล่วได้เปิดให้บริการแล้ว

อย่างไรก็ตาม ระบบฐานข้อมูลสถานที่ฝึกงานและการยื่นเอกสารยังขาดระบบการแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงสถานะเอกสารต่างๆ ซึ่งทางข้าพเจ้าได้วิเคราะห์จุดวิกฤต และแนวทางแก้ไขดังนี้

จุดวิกฤต :

เนื่องจากการฝึกงานจะมีระยะเวลาในการจัดส่งเอกสารต่างๆในระยะเวลาที่กำกัด หากไม่ได้รับการแจ้งเตือนสถานะต่างๆ นักศึกษาอาจจะได้รับผลกระทบในการติดต่อประสานงานกับสถานประกอบการเป็นไปด้วยความล่าช้า
หากมีข้อผิดพลาดเรื่องข้อมูลที่นักศึกษากรอกเข้ามา เช่น การไม่ได้รับอนุมัติสถานที่ฝึกงาน หากไม่ได้รับการแจ้งเตือนให้เข้ามาแก้ไข จะทำให้นักศึกษาเสียโอกาสในการเปลี่ยนสถานประกอบการได้อย่างทันท่วงที

การแก้ไข :